Règlement intérieur

Association Sauvegarde Hérault Littoral
Adopté par l’Assemblée Générale du [date à compléter]

Article 1 – Catégories de membres

Conformément aux statuts :

• Membres actifs (adhérents) : cotisation annuelle, participent aux activités.
• Membres bienfaiteurs : droit d’entrée + cotisation annuelle (fixée par le CA).
• Membres d’honneur : désignés pour services rendus, dispensés de cotisation (possibilité de s’en acquitter volontairement).

Conditions de départ : démission par écrit auprès du CA ; possibilité d’exclusion selon la procédure de l’article 12.

Article 2 – Cotisations

• Montant fixé chaque année par le CA, conformément aux statuts.
• Période de validité : 1ᵉʳ janvier – 31 décembre.
• La cotisation ouvre droit de vote à l’AG. Elle est définitivement acquise (pas de remboursement).

Article 3 – Assemblée Générale ordinaire et extraordinaire

• L’AG ordinaire se réunit obligatoirement au premier trimestre.
• L’AG extraordinaire peut être convoquée par le CA ou sur demande écrite de la moitié + un des membres.
• Convocation (ordre du jour inclus) envoyée au moins 14 jours avant, par mail ou courrier.
• Quorum : 50 % des adhérents + 1 voix.
• En cas de carence, une seconde AG peut être convoquée sous 15 jours sans quorum.
• Les décisions sont prises à la majorité simple¹ des membres présents ou représentés.
• Chaque membre à jour de cotisation dispose d’une voix.
• Les procurations sont autorisées, limitées à 2 mandats maximum par membre présent.
• Les votes se font à main levée, sauf pour l’élection du Conseil d’administration, qui se fait au jugement majoritaire.
• La méthode de comptage du jugement majoritaire est précisée dans une charte de vote annexée au présent RI.
• En cas d’égalité sur une proposition (hors élections), elle est rejetée.

Article 4 – Conseil d’administration

Le Conseil d’administration comprend six (6) membres élus par l’Assemblée Générale pour une durée de trois ans, renouvelables.

• Les mineurs peuvent siéger à partir de 16 ans. Leur éligibilité est conditionnée aux dispositions légales en vigueur (signature bancaire, assurance, responsabilité civile).
• Le coordinateur salarié assiste de droit aux réunions du Conseil d’administration avec voix consultative.
• Le Conseil d’administration se réunit au moins tous les six mois.
• La convocation est faite par les co-présidentes ou à la demande d’un quart des membres, envoyée au moins 7 jours avant la réunion avec l’ordre du jour.
• Le quorum est atteint lorsque la moitié des membres sont présents.
• Les réunions peuvent se tenir en présentiel, visioconférence ou en format hybride.
• Chaque administrateur dispose d’une voix.
• Les décisions sont prises à la majorité simple¹ des membres présents.
• En cas d’égalité (3–3), les deux co-présidentes exercent conjointement la voix prépondérante.
• Si aucun accord n’est trouvé, la décision peut être reportée ou soumise à l’Assemblée Générale.
• Les votes se font à main levée, sauf demande expresse d’un administrateur pour un scrutin secret.
• L’absence non excusée à trois réunions consécutives entraîne la démission d’office de l’administrateur concerné, après notification.

Accès aux réunions

Les réunions du Conseil d’administration sont ouvertes aux membres de l’association qui en font la demande, sauf décision contraire du CA prise à la majorité simple¹.

Rôle et missions

1. Met en œuvre les orientations votées en Assemblée Générale et prépare l’AG (ordre du jour, rapports).
2. Fixe le montant des cotisations annuelles (conformément aux statuts).
3. Vote le budget prévisionnel, arrête les comptes et en contrôle l’exécution avant présentation à l’AG.
4. Décide des admissions et radiations des membres, conformément aux statuts et à la procédure disciplinaire du RI.
5. Recrute, encadre et évalue les salariés ; fixe leurs conditions d’emploi dans le respect de la convention collective applicable et de la législation.
6. Autorise les adhésions de l’association à des réseaux/fédérations et valide les partenariats structurants.
7. Crée des commissions / groupes de travail, peut déléguer des missions, et contrôle leur exécution.
8. Veille à la conformité réglementaire (sécurité, RGPD, droit à l’image, prévention VSS, environnement) et au respect des valeurs de l’association.
9. Autorise les actions en justice lorsque nécessaire et délègue la représentation légale si besoin.
10. Rend compte de son activité aux membres via les rapports d’activité et financier soumis à l’AG.

Article 5 – Bureau

Conformément aux statuts et au règlement intérieur, le Bureau est l’organe exécutif du Conseil d’administration.

Composition

• deux co-président·es,
• un trésorier,
• un secrétaire.

Les fonctions sont non cumulables au sein d’une même personne. Des adjoints peuvent être désignés par le Conseil d’administration si nécessaire.

Fonctionnement

• Les réunions du Bureau se tiennent à huis clos.
• Le Bureau peut inviter toute personne de son choix à participer, à titre consultatif.
• Les décisions sont prises en priorité par consensus.
• À défaut de consensus, elles sont votées à la majorité absolue² des suffrages exprimés.
• En cas d’égalité, la proposition est considérée comme rejetée.
• Toute décision du Bureau ayant une incidence financière, stratégique ou réglementaire doit être soumise à validation du Conseil d’administration.

Rôle et missions

1. Assure la gestion courante de l’association et l’exécution des décisions prises par le Conseil d’administration.
2. Représente l’association dans les actes de la vie civile.
3. Prépare les réunions du Conseil d’administration et de l’Assemblée Générale.
4. Suit la trésorerie et assure les paiements dans le respect des décisions budgétaires du CA.
5. Veille au respect des statuts, du règlement intérieur et des valeurs de l’association.
6. Coordonne la communication interne et externe de l’association.
7. Gère les urgences dans l’intervalle entre deux réunions du Conseil d’administration, sous réserve de ratification ultérieure par celui-ci.

Article 6 – Répartition des fonctions

• Fonctions désignées à la première réunion du CA après l’AG.
• Par consentement ou, à défaut, par vote à la majorité simple¹.
• Révision possible chaque année pour favoriser l’alternance.

Article 7 – Conflits d’intérêts et confidentialité

• Tout administrateur ayant un intérêt personnel ou professionnel doit le déclarer et s’abstenir de voter.
• Les débats du CA sont confidentiels, sauf décision contraire explicitement votée.

Article 8 – Groupes de travail et bénévoles

• Le CA peut constituer des commissions ou groupes thématiques.
• Des bénévoles ponctuels peuvent être associés aux activités, sous encadrement défini par le CA.

Article 9 – Services civiques, stagiaires et intervenants

• L’association peut accueillir des volontaires en service civique, des stagiaires et d’autres personnes en mission ponctuelle.
• Ils sont placés sous la responsabilité directe du coordinateur (ou d’un binôme d’encadrement).
• Le respect des conventions d’accueil, des obligations de tutelle et des objectifs pédagogiques est impératif.
• En cas de manquement répété aux obligations fixées (assiduité, respect du règlement, atteinte aux valeurs de l’association, refus de réaliser les missions prévues) :
  • une mise en garde écrite est adressée, avec possibilité pour l’intéressé·e d’exposer ses observations devant le CA ;
  • si le manquement persiste, l’association se réserve le droit de mettre fin au stage ou à la mission de service civique, en respectant les procédures prévues par la convention signée avec l’établissement ou l’agence concernée.
• Toute décision est notifiée par écrit et communiquée à l’organisme d’envoi (école, université, structure d’accueil, Agence du service civique).

Article 10 – Salariés

• Les salariés relèvent de la convention collective applicable à l’activité de l’association (par défaut ECLAT, sauf évolution du code APE).
• Le coordinateur salarié assiste de droit au CA avec voix consultative.
• Les salariés sont placés sous l’autorité du CA, et du coordinateur pour l’organisation quotidienne (selon fiche de poste).

Article 11 – Ressources financières

Conformément aux statuts :

• cotisations et droits d’entrée,
• subventions, dons, mécénat,
• recettes des activités (expertises naturalistes, animations, ventes),
• legs et donations autorisés,
• toute ressource légale conforme à l’objet.

Les fonds sont exclusivement utilisés pour l’objet social. Les comptes et le rapport financier sont soumis à l’AG.

Article 12 – Discipline

Toute personne (adhérent, bénévole, stagiaire, salarié, mécénat de compétences) doit respecter les valeurs et règles de l’association.

Membres et bénévoles

• Notification écrite et délai de 15 jours pour présenter sa défense (avec possibilité d’assistance par un tiers de son choix).
• La personne mise en cause peut être entendue par le CA.
• L’audition doit avoir lieu dans un délai maximum de 7 jours après la notification.
• Décision prise par le CA à la majorité absolue².
• En cas de faute grave (violence, harcèlement, mise en danger, atteinte grave à l’image) :
  • suspension conservatoire immédiate par les deux co-présidentes ou trois administrateurs,
  • validation obligatoire par le CA sous 7 jours,
  • décision finale prise après audition de la personne concernée.

Salariés

• Procédure conforme au Code du travail et à la Convention applicable : convocation préalable, délai minimum de 5 jours, entretien, notification de sanction.
• Mise à pied conservatoire possible en cas de faute grave.
• Représentation syndicale garantie.
• Les salariés doivent signaler tout conflit d’intérêt potentiel lié à leurs missions (ex. collaboration avec un partenaire externe).

Article 13 – Assurance, sécurité et matériel

• L’association souscrit une assurance couvrant ses activités, incluant les bénévoles, les adhérents, les stagiaires et les services civiques.
• Les consignes de sécurité doivent être respectées.
• Le matériel est réservé aux activités validées par le CA/coordinateur et doit être restitué en bon état. En cas de détérioration volontaire ou négligence grave, le CA statue sur une éventuelle réparation ou indemnisation.

Article 14 – Charte des valeurs et engagements

• Valeurs fondamentales : protection de la biodiversité, éducation populaire, respect de l’autre.
• La charte des bénévoles est annexée au présent règlement intérieur et doit être signée à l’adhésion (disponible en ligne et sur support papier).

Article 15 – Communication et image

• Toute communication au nom de l’association doit être validée par le CA ou le coordinateur, selon son importance.
• Posts courants : validation du coordinateur.
• Communiqués officiels ou sensibles : validation du CA.
• Les adhérents peuvent communiquer à titre personnel, mais sans engager l’association.
• Usage du logo réservé aux supports validés.
• Les communications (photos, vidéos, diffusion de coordonnées, mailing) doivent respecter le RGPD.

Article 16 – Droit à l’image

• L’utilisation de l’image (photo, vidéo, enregistrement) des bénévoles, adhérents et participants nécessite une autorisation écrite individuelle (cf. Annexe 2 et Annexe 2 bis).
• Les autorisations sont collectées lors de l’adhésion ou du début de mission, et archivées par l’association.
• Toute personne peut à tout moment retirer son autorisation par demande écrite, conformément au RGPD.
• Les formulaires signés sont conservés pendant la durée d’adhésion ou de mission, puis archivés pour une durée maximale de 5 ans.

Article 17 – Prévention des violences sexistes, sexuelles et discriminations

• L’association garantit un cadre exempt de toute violence, harcèlement ou discrimination.
• Tout signalement est examiné par le CA, qui prend les mesures nécessaires.
• Des référent·es formés, internes ou externes, peuvent être désignés pour recueillir la parole et orienter.

Article 18 – Neutralité politique, philosophique et confessionnelle

• L’association est indépendante et s’interdit toute prise de position politique, philosophique ou confessionnelle en tant qu’organisation (article 4 des statuts).
• Chaque membre reste libre de ses opinions politiques, philosophiques ou religieuses, dès lors qu’elles n’interfèrent pas avec le fonctionnement et les valeurs de l’association.
• Les membres s’engagent à ne pas utiliser l’association comme relais partisan ou confessionnel.

Article 19 – Participation des adhérents aux activités

• Les adhérents peuvent proposer des projets.
• Le CA valide selon la faisabilité et la conformité à l’objet de l’association.
• Un référent-projet peut être désigné pour le suivi.

Article 20 – Protection de l’environnement lors des activités

• Toutes les activités se déroulent dans le respect de la réglementation (espèces protégées, sites classés, Natura 2000, etc.).
• Les participants s’engagent à adopter les bonnes pratiques de respect de la nature.

Article 21 – Transparence et partage

• Rapports d’activité, budgets et décisions du CA sont accessibles aux membres sur demande.
• Les connaissances produites par l’association sont partagées dans l’intérêt général, dans le respect du RGPD et des droits d’auteur.

Article 22 – Réseaux et partenariats

L’association peut adhérer à des réseaux, collectifs ou fédérations liés à l’éducation à l’environnement et à la biodiversité (COOPERE34, GRAINE, FRENE, FNE etc.). Ces adhésions sont validées par le CA et présentées en bilan à l’AG.

Article 23 – Modification du règlement intérieur

• Peut être modifié sur proposition du CA validée en AG,
• ou sur demande écrite d’au moins 1/4 des membres, soumise en AG.
• Un quorum d’au moins 1/3 des adhérents présents ou représentés est requis pour toute modification du présent règlement.
• La modification est adoptée si elle recueille au moins les deux tiers (2/3) des suffrages exprimés des adhérents présents ou représentés. Les abstentions et bulletins blancs ne sont pas comptabilisés dans les suffrages exprimés.

Article 24 – Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur dès son adoption par l’Assemblée Générale. Il est communiqué à chaque membre (par courrier, mail ou espace numérique) et consultable à tout moment.

Article 25 – Force juridique

En cas de litige ou de contradiction d’interprétation :

• les statuts de l’association prévalent sur le règlement intérieur,
• le règlement intérieur s’applique comme document complémentaire aux statuts,
• l’ensemble doit être interprété conformément aux dispositions de la loi du 1er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901 relatifs aux associations.

Notes – Définitions des majorités

¹ Majorité simple

Nombre de voix favorables strictement supérieur aux voix défavorables parmi les suffrages exprimés. Les abstentions et bulletins blancs ou nuls ne sont pas comptabilisés. En cas d’égalité, la proposition est rejetée.

² Majorité absolue

Nombre de voix favorables représentant au moins la moitié des suffrages exprimés plus une voix. Les abstentions et bulletins blancs ou nuls ne sont pas comptabilisés. En cas d’égalité, la proposition est rejetée.

Annexe 1 – Charte de vote au jugement majoritaire

Objet

La présente annexe définit les modalités pratiques d’application du vote par jugement majoritaire pour l’élection des administrateurs de l’association Sauvegarde Hérault Littoral. Elle est annexée au règlement intérieur (Article 3) et a la même valeur contraignante.

1. Principe du jugement majoritaire

• Chaque candidat est évalué par tous les votants selon une mention.
• Les mentions possibles sont : Excellent, Très bien, Bien, Assez bien, Passable, Insuffisant, À rejeter.
• Chaque votant attribue une mention par candidat.
• Le candidat qui obtient la meilleure mention majoritaire est élu.

2. Définition de la mention majoritaire

La mention majoritaire est la plus haute mention obtenue par au moins 50 % des votants.

Exemple : si 60 % des votants donnent au moins “Bien”, la mention majoritaire du candidat est “Bien”.

3. Classement des candidats

• Les candidats sont classés selon leur mention majoritaire.
• En cas d’égalité parfaite :
  • on compare la répartition des mentions immédiatement supérieures et inférieures,
  • si l’égalité persiste, un second tour est organisé uniquement entre les candidats concernés,
  • si le second tour est encore égalitaire, le choix est fait par tirage au sort.

4. Organisation pratique du vote

Vote papier :

• Les bulletins comportent la liste des candidats avec les cases des mentions à cocher.
• Chaque votant coche une mention par candidat.
• Les bulletins blancs sont comptabilisés comme exprimés mais ne modifient pas la mention majoritaire.
• Le dépouillement est effectué publiquement par au moins deux scrutateurs désignés en AG.

Vote électronique :

• L’AG peut décider d’utiliser un système de vote électronique, à condition qu’il respecte : l’anonymat des votants, l’unicité du vote, la transparence du dépouillement.
• Le logiciel ou la plateforme utilisée doit être validé par le CA avant l’AG.
• Les résultats sont archivés et consultables au même titre que les votes papier.

5. Communication des résultats

• Pour chaque candidat, la mention majoritaire et la répartition des mentions sont communiquées à l’assemblée.
• Les résultats détaillés sont consignés dans le procès-verbal de l’AG.

Annexe 2 – Droit à l’image

Droit à l’image des bénévoles, adhérents et participants

1. Principe

Dans le cadre de ses activités, l’association Sauvegarde Hérault Littoral peut être amenée à réaliser des photographies, vidéos ou enregistrements des bénévoles, adhérents et participants.

2. Utilisation des images

• Les images pourront être utilisées sans limitation de durée, sur tous supports de communication de l’association : site internet, réseaux sociaux, publications imprimées (affiches, brochures, flyers, rapports), expositions pédagogiques, presse locale, régionale ou nationale, supports audiovisuels.
• Les images ne feront jamais l’objet d’une utilisation commerciale ni d’une cession à des tiers extérieurs à l’association.
• Les personnes autorisant l’usage de leur image reconnaissent être informées que cette autorisation n’ouvre droit à aucune contrepartie financière.

3. Consentement obligatoire

Chaque bénévole, adhérent majeur ou représentant légal d’un mineur doit signer le présent document. En l’absence de signature, aucune image identifiable de la personne ne pourra être diffusée.

4. Retrait du consentement

Conformément au RGPD, toute personne peut demander à tout moment le retrait d’une image la concernant. L’association s’engage à retirer l’image des supports numériques et à ne pas l’utiliser dans ses futures publications papier. Les supports déjà diffusés (brochures imprimées, articles de presse, vidéos publiées) ne pourront pas être retirés rétroactivement.

5. Formulaire de signature

Autorisation de droit à l’image

Je, soussigné·e : ____________________________
Né·e le : ___ / ___ / ____
Adresse : __________________________________

☐ Autorise l’association Sauvegarde Hérault Littoral à utiliser, sans limitation de durée, mon image (photos, vidéos, enregistrements) sur tous ses supports de communication sociale, numérique, papier ou audiovisuelle.

☐ N’autorise pas l’association à utiliser mon image.

Fait à ____________________, le ___ / ___ / ____
Signature (précédée de la mention « Lu et approuvé ») :

Droit à l’image des mineurs

1. Principe

Dans le cadre de ses activités, l’association Sauvegarde Hérault Littoral peut être amenée à réaliser des photographies, vidéos ou enregistrements des participants mineurs. Conformément au droit à l’image, l’utilisation de ces images est soumise à l’autorisation écrite des représentants légaux.

2. Utilisation des images

• Les images pourront être utilisées sans limitation de durée, sur tous supports de communication de l’association : site internet, réseaux sociaux, publications imprimées (affiches, brochures, flyers, rapports), expositions pédagogiques, presse locale, régionale ou nationale, supports audiovisuels.
• Les images ne feront jamais l’objet d’une utilisation commerciale ni d’une cession à des tiers extérieurs à l’association.

3. Retrait du consentement

Conformément au RGPD, les représentants légaux peuvent demander à tout moment le retrait d’une image de leur enfant. L’association s’engage à retirer l’image des supports numériques et à ne pas l’utiliser dans ses futures publications papier. Les supports déjà diffusés (brochures imprimées, articles de presse, vidéos publiées) ne pourront pas être retirés rétroactivement.

4. Formulaire d’autorisation parentale

Identité du mineur
Nom et prénom : ____________________________
Date de naissance : ___ / ___ / ____

Identité du représentant légal
Nom et prénom : ____________________________
Adresse : __________________________________
Téléphone : ________________________________
E-mail : __________________________________

Autorisation
Je, soussigné·e, représentant légal du mineur désigné ci-dessus :

☐ Autorise l’association Sauvegarde Hérault Littoral à utiliser, sans limitation de durée, l’image (photos, vidéos, enregistrements) de mon enfant sur tous ses supports de communication sociale, numérique, papier ou audiovisuelle.
☐ N’autorise pas l’association à utiliser l’image de mon enfant.

Fait à ____________________, le ___ / ___ / ____
Signature du représentant légal (précédée de la mention « Lu et approuvé ») :

Charte des bénévoles

Association Sauvegarde Hérault Littoral (Annexée au Règlement Intérieur – Article 14)

1. Les valeurs de l’association

• Préserver et valoriser la biodiversité, les écosystèmes littoraux et les espèces menacées.
• Promouvoir l’éducation à l’environnement et l’éducation populaire, pour rendre la connaissance accessible à tous.
• Garantir un cadre bienveillant, inclusif et respectueux de chaque personne.
• Assurer la neutralité politique, philosophique et confessionnelle de l’association, tout en respectant la liberté individuelle des membres.

2. Les engagements de l’association envers les bénévoles

• Accueil, accompagnement, information et moyens nécessaires.
• Activités adaptées aux compétences, disponibilités et envies.
• Formation si nécessaire (gestes techniques, outils naturalistes, sécurité).
• Couverture assurance (RC et accidents corporels lors des activités).
• Reconnaissance et valorisation de l’engagement bénévole.

3. Les engagements des bénévoles

• Respect des valeurs, statuts et RI.
• Intérêt collectif et respect de la biodiversité et des sites naturels.
• Respect des consignes des responsables/coordinateur.
• Prévenir en cas d’indisponibilité.
• Veiller à la sécurité des publics.
• Confidentialité des informations sensibles internes.
• Comportement respectueux, sans violence, discrimination ou harcèlement.
• Représenter positivement l’association auprès des partenaires et publics.

4. Cadre d’intervention

• Intervention bénévole et gratuite, sans se substituer aux salariés/volontaires.
• Frais remboursables sur justificatifs après accord du CA.
• Médiation possible en cas de difficulté ou conflit ; procédure disciplinaire (Art. 12) en cas de manquement grave.
• RGPD : données bénévoles utilisées uniquement pour la gestion interne.

5. Validation de la charte

L’adhésion vaut acceptation. Une copie signée peut être demandée. La signature vaut reconnaissance des engagements réciproques.

📌 Signature

Je, soussigné·e ____________________________, déclare avoir pris connaissance de la présente Charte des bénévoles et m’engage à la respecter.
Fait à ________, le / /
Signature du bénévole :

Charte des administrateurs

Association Sauvegarde Hérault Littoral (Annexée au Règlement Intérieur – Articles 4 et 5)

1. Valeurs et responsabilité

• Conformité aux statuts, RI, charte des bénévoles et projet associatif (biodiversité littorale).
• Neutralité politique, philosophique et confessionnelle dans l’exercice du mandat.
• Rôle d’ambassadeur positif de l’association.

2. Engagements de participation

• Participation active aux CA et missions.
• Prévenir en cas d’absence ; 3 absences non justifiées = démission d’office (Art. 4).
• Préparation des dossiers (rapports, budgets, etc.).
• Esprit d’éducation populaire, coopération, transparence, dialogue.

3. Gouvernance et fonctionnement

• Décisions dans l’intérêt collectif ; collégialité.
• Déclaration des conflits d’intérêts ; abstention de vote sur ces sujets.
• Confidentialité des débats sauf levée votée par le CA.

4. Bienveillance et respect mutuel

• Communication respectueuse ; écoute ; médiation en cas de désaccord.
• Refus de toute violence, harcèlement, discrimination, comportement humiliant.

5. Relations avec les membres et partenaires

• Attention aux besoins et contributions de tous les acteurs.
• Intégrité, courtoisie et professionnalisme dans les relations externes.

6. Gestion et transparence

• Bonne gestion des ressources ; validation comptes/budgets/rapports ; respect obligations légales (travail, image, RGPD, sécurité, environnement).

7. Formation et développement

• Montée en compétence régulière ; participation aux sessions d’info.

8. Durée et fin du mandat

• Mandat bénévole selon statuts. Manquement grave : sanction/suspension/exclusion (RI et loi 1901).
• En cas de litige, statuts, charte des bénévoles et loi du 1er juillet 1901 prévalent.

Validation et signature : acceptation de la charte, « lu et approuvé ».
Fait à ______________________, le ___ / ___ / ______
Nom et prénom : __________________________________
Signature (précédée de la mention « lu et approuvé ») :